Entre otras cosas, la Unidad de Abastecimientos de la Dirección de Servicios ha participado en la implementación del MGI.
A las conocidas actividades que realiza la Unidad de Abastecimiento, especialmente en adquisiciones institucionales (nacionales e internacionales) y entrega de insumos desde bodega, a partir del 2021 sus funciones se diversificaron, asumiendo algunas del Proyecto de Modernización Institucional (MGI), parte del Back Office adquirido a la empresa ORACLE. En esa línea, parte de su personal administrativo participó en el desarrollo de los módulos asociados a Inventario y Sourcing (negociaciones).
En ese contexto, los nuevos requerimientos deberán implementarse para el manejo y control del inventario Institucional y a la vez las nuevas definiciones y formas de procesar adquisiciones a nivel de gastos operativos por parte de las unidades. Al respecto, Marcelo Cavieres, Encargado de Abastecimientos destacó, “estos procesos consideran negociaciones para estandarizar y optimizar los recursos involucrados. Además, son cambios que implicarán administrar de forma diferente las relaciones comerciales con nuestros proveedores y definir protocolos en compras”.
Bodega
El retorno gradual a las actividades presenciales también ha significado
ampliar las actividades de la Bodega de Abastecimiento. En este ámbito, sus
funciones consisten en la entrega de artículos esenciales para operación,
principalmente de laboratorios prestadores de servicios y de los que
desarrollaron análisis para el seguimiento de COVID 19. De igual forma, para
otras unidades de control que se mantuvieron operativas en la Universidad.
Administrativas
Mientras que la oficina ha continuado cumpliendo con compromisos de
adquisiciones del nivel institucional y de proyectos, donde se encarga de
procesar licitaciones para implementación de dependencias de construcciones
nuevas y compra de equipamiento para proyectos Fondequip y Mecesup.
Otras actividades tradicionales de la Unidad se vinculan al ámbito de control y
pago de consumos básicos, mantención de convenios suscritos con empresas
proveedoras y apoyo en trámites de compra al exterior e importaciones, de
acuerdo con los requerimientos de académicos y directores de proyectos.
De igual forma, es relevante la participación que ha tenido esta Unidad en
el área de Operaciones del Comité de Energía que coordina el Sistema de Gestión
Energética en la UACh, especialmente en la implementación de flujos y
condicionantes en la configuración del módulo de compras del nuevo sistema,
para así velar por el cumplimiento de compras de artefactos eléctricos,
electrónicos y de ofimática de la institución, con criterios de eficiencia
energética.
Asimismo, Marcelo Cavieres informó que, convocado por Mónica Alacid, Secretaria
Ejecutiva del Comité de Sustentabilidad de la UACh, ha participado en la
definición de criterios de sustentabilidad en las compras, en reuniones con la
Red Campus Sustentable. “Esta situación conlleva a definir cambios importantes
en la forma de operar de esta unidad y su contexto a nivel de organización”,
precisó.
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